Nous avons tous des journées bien chargées, que ce soit au travail ou à la maison.
David Allen dans son Best Seller Getting Things Done décrit un système pour améliorer son efficacité. Le principe est d'organiser les choses à faire pour libérer son esprit et ainsi mieux se concentrer sur la tâche sur laquelle on travaille.
Avant d'organiser ses tâches, il faut toutefois :
- Clarifier le résultat souhaité
- Décider de la première action à mettre en oeuvre
- Lister cette action dans un système d'organisation
Pourquoi ce système d'organisation ?
Justement pour libérer son cerveau de cette préoccupation, de devoir se rappeller l'ensemble des actions au lieu de se concentrer sur ce qui est nécessaire de faire de suite. L'idée est de vider sa tête dans une boite, en notant toutes les tâche à réaliser, ce qui constitue l'entrée du système Getting Things Done.
Le schéma suivante explique comment traiter une nouvelle tâche :
L'objectif est alors de révoir régulièrement les tâches plannifiées. David Allen conseille de revoir l'ensemble de ses projets une fois par semaine. Il semble également important de revoir une fois par jour l'ensemble des actions court terme.
Une autre bonne pratique est de réaliser de suite toute action qui nécessite moins de deux minutes. On évite ainsi la lourdeur d'une système de plannification pour une action qui n'en vaut pas la peine.
Comment plannifier ces actions ?
- Définir les objectifs
- Se représenter le résultat
- Faire du brainstorming
- Organiser
- Identifier les premières actions à réaliser
Une fois les actions plannifées les actions les plus importantes, les tâches de courte durée peuvent être regroupé sur une plage horaire dédiée.
Comment être en accord avec ses engagements ?
Que ce soit les engagements pris par rapport à soi même ou par rapport aux autres, on se sent souvent mal ou peu efficace quand on ne réussit pas à tenir ses engagements. Aussi David Allen insiste à être très clair vis à vis d'un nouvel engagement et propose trois alternatives :
- Ne pas accepter l'engagement
- Respecter l'engagement
- Renégocier l'engagement
Ainsi, on évitera d'être débordé et démotivé par des engagements qui ne sont pas prioritaires.
Tout ce système Getting Things Done demande de la pratique pour vraiment gagner en efficacité. Echanger ses bonnes pratiques permet également de trouver des solutions simples et approuvées par d'autres.
Rendez-vous mercredi prochain, 4 novembre pour notre réunion MyBusinessEducation spéciale Getting Things Done
Quelque soit votre religion, nationalité, sexe, âge, où vous vivez et ce que vous faites, nous sommes tous égaux face à cette éphémère ressource : 24 heures par jour. Pas une de plus. Seul l’usage que l’on en fait diffère. Nous connaissons tous le classique « Désolé, je n’ai pas le temps !» ; que dire de « Désolé, je n’ai pas pris le temps » ? Quelle différence ? La gestion du temps.
