Prenez le temps… De le gérer !

Ecrit par Mathieu Jehanno le 27 septembre 2009 dans Articles - Pas de commentaire

Alexis nous a fait le plaisir d’écrir cet article sur la gestion du temps. Comme d’autres, on s’est rencontré sur le site de la communauté du PMBA. Pour l’instant, un peu loin pour participer à nos rencontres, il l nous rejoint en ligne pour partager son expérience. 

Mieux organiser son tempsQuelque soit votre religion, nationalité, sexe, âge, où vous vivez et ce que vous faites, nous sommes tous égaux face à cette éphémère ressource : 24 heures par jour. Pas une de plus. Seul l’usage que l’on en fait diffère. Nous connaissons tous le classique « Désolé, je n’ai pas le temps !» ; que dire de « Désolé, je n’ai pas pris le temps » ? Quelle différence ? La gestion du temps.
Libre à vous d’exploiter chaque minute ou de laisser filer le temps. J’ai lu mon premier ouvrage sur la gestion du temps il y a 3 ans : comment être efficace ? Est-il possible de travailler à temps plein, d’étudier, et d’avoir du temps libre ? Oui ! Libre à nous d’employer notre temps comme bon nous semble : l’étape suivante étant de l’employer efficacement.
La formation Harvard ManageMentor décrit un processus en cinq étapes :
  • Identifier et prioriser ses objectifs
  • Découper chaque objectif en tâches et les planifier
  • Créer un journal d’activités
  • Identifier les causes du temps perdu
  • Améliorer sa gestion du temps
La première étape, essentielle et pourtant loin d’être facile, est d’identifier ses objectifs. Non pas la liste de ce que vous avez à faire (se sont vos tâches…) mais ce que vous voulez réaliser, construire, développer : un objectif à atteindre. Augmenter les ventes de 25% ? Apprendre à parler en public ? Définissez un objectif clair et court : attribuez-lui ensuite une priorité. A partir de là, découpez-le en tâches et planifier les. Cela vous permettra de mesurer votre avancement. Objectifs, tâches, priorités : comment savoir maintenant si vous êtes efficace ?
Un point clé de cette formation est le journal d’activités. Lui accorder 30 minutes par jour et y noter le temps passé sur chaque tâche… ou le temps perdu entre deux. En fin de semaine, votre tableau tâche-objectif-priorité-temps vous permettra de vérifier rapidement si vous employez votre temps à réaliser vos objectifs principaux, ou si email, actualités et bavardages prennent l’avantage. Chaque fois que vous identifiez une période non-productive – et non-désirée – tentez d’en comprendre la raison. Identifier les évènements non planifiés (n’étaient-ils pas prédictibles ?), étalez vos deadlines, diminuer le temps accordé à vos priorités C.
Au bout d’une semaine, mon journal d’activités semblait plutôt positif : 2/3 de mon temps alloué aux priorités A, 1/3 pour les priorités B et C. Mais uniquement la moitié de ma liste de tâches parcourue… La raison ? Pas assez de place laissée aux évènements imprévisibles, et un agenda finalement trop chargé. Ne pas travailler sur plus de 4 à 5 tâches simultanément, rassembler les micro-tâches dans une tranche de 30 minutes, et attribuer 25% de temps supplémentaire pour chaque créneau réservé. Voici quelques conseils pour conserver le ratio 2/3 – 1/3 (priorités A – B/C), et achever ma liste de tâches – ou du moins m’approcher des 80% de tâches réalisées…
Il est certain qu’améliorer son efficacité et gérer son temps demande d’y consacrer quelques heures. Ne serait-ce que pour définir ses projets/tâches, lire cet article, ou parcourir l’un des nombreux ouvrages sur la question.
Quant aux outils disponibles, Microsoft Outlook vous aidera à planifier et ordonner vos tâches, Gmail et RememberTheMilk seront pour la version en ligne… Quant à votre journal d’activité, le petit Toggl remplacera aisément votre tableau Excel !